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时间管理

浏览次数: 日期:2017-10-24 15:07:25

请闭目一分钟思考这个问题

如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?

时间管理是什么?

时间不是问题

时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多
所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间


时间管理是自我管理

时间管理就是自我管理
自我管理即是改变习惯, 令自己更富绩效, 更富效能
时间管理不是对或错的选择,是最好或可以的抉择
最好 ≠完美≠100分≠第一名
最好 =最佳选择
时间管理就是目标管理/事前的规划


习惯的陷阱-拖延及惯性

拖延及惯性 - 重蹈覆辙,错误循环
不急的事情,拖延后往往变成紧急的事情
完成梦想,不在于有没有时间,在于有没有习惯
有些人经常在 发奋图强 !!!
结果却成挖粪涂墙 !!!
   
帕金逊定律
“工作会不断延伸,直到填满所有可用的时间”
 Ray V.S. 阿婆


改变拖延-思维习惯的改变

这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它.
养成速战速决的习惯
将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务
完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般


习惯的陷阱-害怕冒险
害怕冒险 -耽溺舒适区,抗拒冒险区
为何你我都不满意现状, 但是却安于现状
无奈
不确定改变之后会更好
因为现状是你我最熟悉的
大象与小木椿 , 猴子与香蕉


习惯的陷阱-僵化无创意
当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上…但是要用对 “新的思考方式”


请架设一座桥,使A至B?距离最短, 但是桥不可歪斜



你可知道为何会画不出来?
因为你跳不出原来的思维习惯
但是假设你画了出来. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一个旧有的问题.
改变时间管理的第一步, 从你自觉需要时间管理开始


完美的陷阱-事必躬亲

韩非子.八经
下君,尽已之能
中君,尽人之力
上君,尽人之智
诸葛亮凡事必躬亲, 后来过劳而死.
为何事必躬亲?
不放心部属
要求标准过高


目标的陷阱-时间配置不对

效率重于效果
效率:把事情做对
效果:做正确的事
 Var. >10% (unstable) / Var. <10% (stable) / Bottleneck
紧急取代重要.
目标管理就是最好的时间管理 !!


请排出正确的行事优先顺序



正确的行事优先顺序



不合理的時間配置



时间的配置不对
Reaction消极回应 vs Proaction 积极掌握
危机就是转机
规划重于做事
最好的控制是预防
预防胜于处理


花时间在计划上才是?最节省时间的作法


 

明智的时间配置

 

如何进行时间管理
重效果优于重效率

不合理的时间配置效果取决于目标设定
效率取决于手段抉择.
目标设定之重要性甚于手段选择

掌握80/20法则

 

柏拉图法则
重要的少数(the Vital Few) 只占20%
琐碎的多数(the Trivial Many) 占80%
花最少的力气, 获得最多的效益
你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=>也就是说80%的努力是与成果无关的


80/20原理意示图



Hand Carry !
让程序进行最迅速的方法
当然需要先了解程序及关键点
见面三分情
亲自与关键人物(经理) 面对面沟通

如何进行时间管理
 

找出ABCD


通常重要的事是不紧急的事



待办事项

公文、电话、上级交办、机器故障、危机、交际、业务会议、一般会议、不速之客、工作计划、能力提升、教育训练、制度修制、人际关系建立、期限任务、广告信函、别人委托、解决干扰、拖延活动、目标确立、客诉




如何处理情绪低潮

每天至少完成一件事情
完成事情的定义
完整的
相关的
善后的
记录的文件
通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情


善于运用工作时段

如何提高工作效率

1.了解自己每天工作时段的特性, 善用之.
2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质.
3.保持良好的体力; 养成运动的习惯

4.身心均衡地发展; 培养良好的嗜好


1.工作时段分配法则



2.每周工作性质分配法则



如何管理你的EMail
葛洛夫: 你的时间是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中处理它.


先问自己以下这几个问题

1.你一天花多少时间在看 Email?
2.你进 Email 会不会看小品?
3.你看Email 的时间是连续的, 还是片断的?
4.你的Email 有没有做分类?
5.你回信时是边看边回, 还是分类后集中回信?
6.你进 Email 信箱, 是先看信还是先发信?


如何提高 Email 的处理效率
一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍, 然后做分类的动作
养成习惯, 一天只有三个时段看 Email
除了急件以外, 集中时段回信


看Email 的时段分配



Conclusions: 时间管理架构



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